Wie klappt’s mit der eRechnung?

^{Bürgermeisterin Steffi Trittel und Avacon-Kommunalreferent Thomas Braumann vor dem Rathaus der Einheitsgemeinde Hohe Börde (© Joachim Lührs / JOPRI-Foto)}

Ab April 2020 müssen öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen, kurz eRechnungen, empfangen und weiterverarbeiten können. Vorreiter in der Umsetzung ist in Sachsen-Anhalt die Einheitsgemeinde Hohe Börde im Landkreis Börde. Ein Interview mit Bürgermeisterin Steffi Trittel.

Frau Trittel, Sie haben das Thema eRechnungen bereits 2017 als erste Gemeinde in Sachsen-Anhalt in Angriff genommen. Wie kam es zu diesem engagierten Schritt?

Nach der Einführung des digitalen Vertragsmanagements 2016 war es die nächste logische Maßnahme für uns, die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung und die digitale Ablage eingehender Rechnungen umzustellen. Auch überbordende Rathausarchive und damit verbundene zeitaufwendige Recherchen der Mitarbeiter in den Archiven haben uns dazu bewogen.

Ein Jahr lang lief bei Ihnen nun der Testbetrieb für die eRechnung. Was waren dabei die größten Herausforderungen?

Zum einen die technische Umsetzung, was beispielsweise die Schnittstellen zwischen dem Dokumenten-Management-System – kurz DMS – und dem CIP-Buchungsprogramm anbelangt. Zum anderen war es eine anspruchsvolle Aufgabe, alle Mitarbeiter über die Vorteile und Funktionsweise der eRechnung aufzuklären und sie integrierend in das neue Zeitalter der eRechnung mitzunehmen.

Die eRechnung soll Einsparungen bei Papier, Zeit und Geld bringen. Hat sich das bei Ihnen bereits bemerkbar gemacht?

Einsparungen lassen sich bis jetzt vor allem im Faktor Zeit beziffern. So sind keine aufwendigen Suchen in der Papierablage mehr nötig, da die Rechnungen im DMS gespeichert werden und jeder Nutzer zum Lesen entsprechend darauf zugreifen kann. Beim Papier entfallen lediglich die Auszahlungsanordnungen. Diese gibt es nun nur noch digital.

Ihr Fazit nach einem Jahr eRechnung in der Hohen Börde?

Die Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung in der Hohen Börde ist ein großes Projekt, bei dem es wichtig ist, sämtliche Mitarbeiter einzubeziehen. Alle müssen an einem Strang ziehen. Die digitale Ablage ermöglicht es unserem Team zudem, nun auch mobil – also im Homeoffice – zu arbeiten.

Was können Sie aus Ihrer Erfahrung anderen Kommunen für die Umstellung auf eRechnung an Tipps geben?

Wir können nur empfehlen, rechtzeitig damit anzufangen. Zu Beginn muss unbedingt geklärt werden, ob und wie das Buchungssystem und das DMS zusammen funktionieren. Und es gilt, die Mitarbeiter zeitnah und intensiv zu schulen.