Für mehr Bürgernähe

Wie können zum Beispiel Verwaltungen ihre schriftliche und mündliche Kommunikation optimieren – etwa um Bürger für Projekte und Veränderungen in der Kommune zu gewinnen oder um gegenseitiges Verständnis aufzubauen? Wer sich in sein Gegenüber hineinversetzt und Sprache auf die individuellen Situationen anpasst, kann innerhalb und außerhalb einer Behörde für mehr Akzeptanz sorgen. 

Eine goldene Regel, die für nahezu jede Art der Kommunikation passt, hat der Josef Pulitzer formuliert:

„Was immer du schreibst: Schreibe kurz, und sie werden es lesen. Schreibe klar, und sie werden es verstehen. Schreibe bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten.“

^{Josef Pulitzer, amerikanischer Publizist und Verleger}

Daraus lassen sich einige grundlegende Tipps für eine gelungene Kommunikation ableiten:

• Lieber aktiv statt passiv formulieren: „Der Bescheid wird Ihnen zugesandt.“ – besser: „Wir senden Ihnen den Bescheid zu.“
• Nominalstil vermeiden, dafür möglichst viele Verben verwenden: „Wir bitten um Kenntnisnahme des folgenden Sachverhalts.“ – besser: „Wir bitte Sie, den folgenden Hinweis zu beachten.“
• Auf Schachtelsätze verzichten und besser kurze Sätze verwenden: „Das Formular, in dem unser Vorstand, der am 12. März 2018 tagte, um den Beschluss zu fassen, eine neue Satzung zu verabschieden, ist bis zum 30. März 2018 ausgefüllt zurückzuschicken.“ – besser: „Unser Vorstand beschloss in seiner Tagung am 12. März 2018, eine neue Satzung zu verabschieden. Bitte schicken Sie das ausgefüllte Formular bis zum 30. März 2018 zurück.“
• Selbst schwer verständliche Vorschriften lassen sich mit einfachen Worten ausdrücken. Beispiele helfen dabei, Abstraktes anschaulich zu gestalten. 

Darüber hinaus gibt es natürlich weitere nützliche Tipps, die dabei helfen, eine „Geheimsprache nur für Eingeweihte“ zu vermeiden.

Sachlich kommunizieren und Empathie für das Gegenüber zeigen

• Den Empfänger in den Mittelpunkt rücken und sich in seine Lage hineinversetzen
• Gedanken ordnen, schlüssig argumentieren
• Wichtiges steht immer vorn – also die Kernaussage, den Zweck des Schreibens immer an den Anfang des Textes

Logisch und klar argumentieren

• Eindeutig, klar und verständlich formulieren: aktive Verben, einfacher Satzaufbau (Subjekt, Verb, Objekt), keine Füllwörter, keine unbekannten Fremdwörter, keine Abkürzungen
• Informationen in einer schlüssigen Reihenfolge
• Die Hauptsache (Wichtiges) in den Haupt-, Nebeninformationen (Unwichtiges) in Nebensätze
• Kurze und geläufige Worte verwenden
• Wortbedeutungen erklären
• Vertrauensbildend argumentieren, aufgeblähte Formulierungen klingen nach „Amtsgehabe“, deshalb besser erläuternd und aktiv artikulieren

Angemessen formulieren

• Nicht mehr als einen Nebensatz
• Sich so kurz wie möglich und so lang wie nötig fassen
• Adjektive sparsam verwenden
• Vermeiden sollte man: Partizipalkonstruktionen, Abkürzungen, Fachbegriffe, Füllwörter ohne Aussage, die den Text unnötig verlängern, umständliche oder veraltete Wörter, Modewörter, Doppelungen und Superlative